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Comment optimiser la gestion de son prestataire de service ?

 

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4 points pour maximiser votre relation avec votre prestataire de service

Faire appel à des prestataires de service externes pour les faire intervenir au sein de son entreprise, ce doit être le pari d’une collaboration gagnant-gagnant. Pour ce faire, il faut miser sur le sérieux et le professionnalisme, mais pas que. Une bonne gestion des services généraux au quotidien s’impose pour maximiser la relation professionnelle. Suivez nos conseils pour œuvrer dans cette voie.

Clarifier les contours de la prestation

Comme pour toute délégation de tâche professionnelle, on obtient uniquement le résultat escompté si les objectifs et les contours de la mission sont clairement définis. Cela vaut autant pour des travaux avec les équipes en interne que pour une mission confiée à son prestataire de service.

Pour vous assurer que l’intervenant fasse exactement la prestation attendue, n’hésitez pas à mettre en place une charte claire avec des objectifs à atteindre et les moyens pour y arriver. Il est aussi conseillé de détailler la chose avec des fiches métiers pour chaque intervenant pour un suivi prestataire externe parfait.

Ces documents seront d’une aide considérable pour un management en souplesse. C’est idéal également pour que le prestataire puisse s’y référer si besoin et/ou en cas de doutes.

Notez par ailleurs qu’il pourra être une base de travail intéressante pour que le prestataire fasse des reportings de son action : des mises au point essentielles pour contrôler et réajuster la mission si nécessaire.

 


 

Qu’entend-on par prestataire de services pour les services généraux ?

Les interventions de personnel externes à l’entreprise peuvent revêtir plusieurs formes quand il s’agit des services généraux : sécurité, espaces verts, entretien du bâtiment ou des extérieurs, livraisons de fruits, de café, activités de bien-être…

 


Instaurer un rapport de confiance et de rigueur avec son prestataire de service

Guider le prestataire tout en lui laissant l’autonomie nécessaire pour qu’il fasse sa mission c’est une preuve de son domaine d’intervention. Il ne faut pas oublier que le prestataire de services est un professionnel, il a par ailleurs été choisi pour son expertise. Un bon management doit être basé sur la confiance, il ne faut donc pas hésiter à le laisser mener ses actions comme il l’entend pour atteindre les objectifs que vous aurez définis au préalable.

Les clés pour un management de confiance sont :

  • Une communication ouverte ;
  • Un « bon stress » insufflé ;
  • Un relationnel favorisé ;
  • Une autonomie contrôlée.

La spécificité du management par la confiance est que la réalisation des activités dites managériales ne repose plus sur l’action d’un pouvoir décisionnel centralisé, mais sur l’action d’un collectif formé d’acteurs responsables.

Utiliser les outils d’aujourd’hui

Un des plus grands avantages de la digitalisation réside dans le fait qu’il existe de nombreux outils pour optimiser les tâches et le temps de travail de chacun. En sélectionnant un prestataire de services qui a déjà développé ce type d’outils, il est beaucoup plus évident de communiquer et d’être en relation avec les intervenants.

Travailler sur une collaboration à long terme

En appliquant nos conseils, vous posez les bases d’une collaboration sur le long terme. Faire ressentir cela aux personnes qui travaillent pour vous est un réel « plus » pour qu’elles se sentent considérées et pleinement investies dans leur mission. Dans ce contexte, il sera tout aussi facile pour vous et vos équipes de vous concentrer sur votre cœur de métier et sur ce que vous savez faire le mieux.

Externaliser ses services généraux en employant un prestataire de services est une très bonne idée pour s’assurer d’un travail bien fait. Il suffit de mettre en place quelques outils de travail et de l’humain pour une relation de travail qui s’engage sur le long terme.

 

Les trois points-clés concernant la bonne gestion d’un prestataire de service :

  • Rédigez au préalable un document de référence qui définit les objectifs à atteindre ;
  • Confiance et rigueur sont de mise pour un partenariat gagnant-gagnant ;
  • Utilisez les outils digitaux existants pour plus de relationnel et de facilité.

 

Consultre un cahier des charges type

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