Comment résilier un contrat de nettoyage de bureaux ?

Quels sont les principaux éléments du contrat à vérifier ? Quelles étapes respecter ? Quels modèles de lettres de résiliation pour un contrat de nettoyage ? Dans quels cas peut-on résilier son contrat avant la date d’anniversaire ? Quelles conditions de résiliation dans le cadre d’un déménagement ? 

Quelles étapes pour résilier un contrat de nettoyage de bureaux ?

1- Vérifier les termes de votre contrat

Voici les principaux éléments à vérifier dans le contrat que vous avez signé avec votre prestataire de nettoyage :

  • La durée de votre contrat 

La majorité des contrats de nettoyage indiquent des durées d’un an. Cela peut aller jusqu’à 24 ou 36 mois, pour les plus gros marchés. Certains contrats peuvent également être sans engagement, et donc souscrits au mois le mois.

  • La date d’anniversaire de votre contrat

Elle correspond à la date de démarrage des prestations dans vos bureaux

  • Le préavis de résiliation

Le préavis est le plus souvent fixé à 3 mois (il peut aller jusqu’à 6 mois). Il correspond au délai avec lequel vous devez informer la société de nettoyage de la perte du contrat.

Une fois que vous connaissez ces 3 éléments, vous pouvez envisager la date à laquelle vous devrez dénoncer votre contrat.

Exemple : votre contrat a démarré le 1er Avril 2019, pour une durée d’un an avec 3 mois de préavis. Si vous souhaitez résilier votre contrat, vous devez en informer la société en place par écrit avant le 31 Décembre 2019 (soit 3 mois avant le 1er Avril 2020). 

Autre point à vérifier : si vous avez signé un avenant à votre contrat de nettoyage. Il faut que vous regardiez dans ce cas les clauses indiquées dans cet avenant afin de vérifier que cela n’a pas modifié la date d’anniversaire de votre contrat.

Exemple : si la mention “Le présent avenant ne modifie pas la durée du contrat souscrit initialement pour une durée de 12 mois” y figure, cela signifie que la date de signature du premier contrat est bien à prendre en compte pour la date d’anniversaire.

 

2- Informer son prestataire de la résiliation et envoyer le courrier de résiliation

Par quel moyen informer son prestataire ? 

  • Oral : vous pouvez tout d’abord prévenir votre prestataire par oral, l’important étant ensuite de le confirmer par écrit, afin de se prémunir de tout litige.
  • Écrit : nous conseillons de prendre des précautions et de préférer l’envoi d’un courrier par lettre recommandée avec accusé de réception, que vous pouvez également doubler d’un email.

A savoir : quelle date est prise en compte dans l’envoi du courrier de résiliation ? C’est la date d’expédition (cachet de La Poste sur votre courrier recommandé) qui fait foi.

Quelle lettre de résiliation ?

Voici un exemple de courrier de résiliation :

3- Lancer un Appel d’offre de nettoyage 

Vous souhaitez tout de même intégrer votre société de nettoyage actuelle dans l’appel d’offre à venir, mais vous avez peur de ne pas avoir statué sur la consultation avant les 3 mois de préavis ? Vous pouvez envoyer une lettre de résiliation à titre conservatoire.

Si vous souhaitez finalement garder votre prestataire, cela annulera l’envoi de la lettre de résiliation.

Voici un exemple de lettre de résiliation à titre conservatoire :

Pour vous aiguiller dans le choix de votre nouveau prestataire de nettoyage, vous pouvez consulter les articles suivants :

 

4- Transmettre les coordonnées du prestataire sortant à la nouvelle société choisie

Une fois que vous avez choisi le nouveau prestataire de nettoyage, il faudra lui transmettre les coordonnées de l’entreprise sortante. Pourquoi ? Afin que celle-ci puisse vérifier si les agents de nettoyage qui intervenaient sur votre site sont concernés par la reprise du personnel.

Quelles sont les conditions d’application de l’Annexe 7 (ou reprise du personnel de nettoyage) ? tout sur cet article 

Une résiliation est-elle possible avant la date d’anniversaire si je ne suis pas satisfait ?

Théoriquement, une entreprise n’a pas le droit de mettre fin à un contrat à durée déterminée avant son terme, même en cas d’inexécution d’obligations contractuelles. On peut néanmoins tenter de résilier un contrat pour un motif légitime. C’est-à-dire en cas de manquement grave d’une partie rendant impossible le maintien du contrat, ou inexécution du contrat.

Si vous êtes insatisfait de votre prestation de nettoyage, il vous faudra par exemple des preuves écrites que la prestation n’est pas conforme au contrat si vous souhaitez tenter de résilier en avance. C’est une résiliation pour non satisfaction de la prestation délivrée. Vous pouvez par exemple prendre l’habitude de communiquer au fil de l’eau par email par exemple les raisons de votre insatisfaction par rapport au contrat.

Une fois que vous avez assez de matière pour prouver que vous en avez informé suffisamment votre prestataire pour qu’il se reprenne, vous pouvez envoyer le type de courrier suivant :

Quelles conditions de résiliation dans le cadre d’un déménagement ?

Votre contrat de nettoyage est relié à un site géographique. Celui-ci est normalement précisé sur votre contrat. Si votre entreprise déménage, cela rend donc caduc votre contrat de nettoyage actuel. Vous pourrez donc résilier avant la date d’anniversaire, tout en respectant le préavis indiqué sur votre contrat.

Seule chose à vérifier dans ce cas : si une clause spécifique au déménagement est indiquée dans votre contrat. Dans ce cas, c’est cette clause qui devra s’appliquer, et vous ne pourrez pas forcément résilier.

Exemple de lettre de résiliation dans le cadre d’un déménagement :

Vous avez toujours un doute sur vos possibilités de résiliation après la lecture de cet article ? N’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire : https://www.cleany.fr/informations-clients/

NB : cet article a été écrit à titre informatif et n’a pas de valeur juridique