Organiser son déménagement d’entreprise : la check-list pour ne rien oublier

Déménagement d’entreprise : que faire une fois les nouveaux locaux trouvés ? La check-list du déménagement d’entreprise

 


 

C’est officiel, vous avez enfin trouvé de nouveaux locaux pour votre entreprise et tous vos collaborateurs ont hâte de découvrir leurs futurs espaces de travail. Pour réussir avec succès votre déménagement d’entreprise, il est essentiel d’être bien organisé et de suivre certaines étapes. Découvrez la check-list pour organiser votre déménagement d’entreprise en toute sérénité.

 

Déménagement

Déménagement d’entreprise : 3 éléments à ne pas négliger

Vos futurs locaux sont enfin trouvés, il ne vous manque plus qu’à organiser votre déménagement d’entreprise. Avant de penser à faire vos cartons, voici 3 étapes à ne pas oublier :

  • Prise de contact avec le gestionnaire de l’immeuble (s’il y en a un)

Le gestionnaire de l’immeuble sera votre contact principal et vous donnera les éléments utiles à connaître. Pensez notamment à vérifier en amont :

  • la gestion des déchets : comment sont-ils gérés ? Est-ce que le local déchet permet de mettre en place une politique de recyclage conforme avec le décret 5 flux ? 
  • les prestations incluses : le nettoyage des espaces, l’accueil, l’accès à Internet, les détecteurs à incendie… 
  • les règles de vie de l’immeuble ;
  • les accès : aux entrées (badgeuse ou non), à la cafétéria, au parking, etc.
  • Prévoir les éventuels travaux et aménagements

 

Flex office
 

Aménager dans de nouveaux espaces demande de prévoir des aménagements pour optimiser au maximum les lieux communs pour vos équipes. Commencez par définir avec la direction la configuration de vos bureaux : est-ce du flex-office (c’est-à-dire l’absence de bureau attitré), des espaces ouverts ou des bureaux fermés ? En fonction de l’aménagement prévu, définissez des règles claires et diffusez-les auprès de vos équipes.

Par exemple, en flex-office il est nécessaire de prévoir des casiers où vos collaborateurs pourront ranger leurs affaires. Il faut également mettre en place des règles, comme l’obligation de rapporter la vaisselle dans la cuisine (ou la cafétéria) ou de laisser le bureau propre à la fin de la journée. Prévoyez également des aménagements en fonction des besoins de vos équipes : phonebox pour vos commerciaux afin de ne pas déranger les collègues, salles d’entretien pour les RH, espaces de réunion informelle pour vos employés, panneaux acoustiques dans les open-spaces, espaces de vie conviviaux… 

Enfin, pour favoriser un environnement de travail propre et agréable, anticipez vos besoins en matériel : nombre de laves-vaisselle suffisant pour ne pas avoir de la vaisselle sale dans les éviers, dispositif de tri des emballages plastiques, verres et papiers dans les lieux de pause, etc. N’oubliez pas enfin de prévoir des dispositifs de rangement pour les affaires de vos équipes, comme des portes-manteaux ou des casiers.

 


Organiser votre déménagement d’entreprise : la check-list ultime

Vous avez désormais tous les éléments clés en main. Il ne reste plus qu’à suivre quelques étapes afin d’être prêt le jour J !

 

Déménagement

 

M-3 à M-1 : Choisir vos futurs prestataires de service : nos conseils

 

Le déménagement d’entreprise implique de devoir trouver de nouveaux prestataires de service. Pour être bien accompagné dès votre arrivée dans vos bureaux, il est essentiel de prendre le temps de comparer les différentes offres et d’aller à la rencontre de vos potentiels prestataires. Voici nos conseils pour faire le bon choix.

 


 

Déménagement  Déménagement

N’hésitez pas à vérifier les notes/avis sur l’entreprise de déménagement, ou de vous fier au bouche-à-oreille. Avant de comparer les différents devis, vérifiez ce qui est inclus dans le contrat : quelle indemnisation en cas de meubles cassés ? La société prend-elle en charge le déménagement de A à Z ou simplement le transport ? En cas de doute, préférez un déménageur certifié NF et ayant adhéré à la CSD (chambre syndicale du déménagement). Cela vous assurera d’être mieux protégé en cas de litiges et vous garantira la qualité des services.

 


 

NettoyageNettoyage

Le choix d’une entreprise de nettoyage ne doit pas être pris à la légère, car c’est elle qui va être la garante de la propreté de vos locaux au quotidien. Pour vous faciliter la comparaison entre les différents prestataires, commencer par faire attention au nombre d’heures de nettoyage que chacun vous propose. Certaines entreprises peuvent céder à la logique ancienne de casser les prix pour gagner des contrats, quitte à proposer des durées de nettoyage en réalité intenables.  Autre élément à prendre en compte dans votre décision, l’expérience que montre l’entreprise de nettoyage avec les déménagements, notamment à travers sa capacité à se montrer flexible et proactive lors du démarrage de la prestation, pour ajuster le cahier des charges en fonction de l’utilisation qui est faite des espaces de travail. Pour être sûr de choisir le bon prestataire, vérifiez aussi la formation des Cleaners. Enfin ne négligez pas l’aspect écologique : une bonne entreprise de nettoyage doit pouvoir vous accompagner dans votre démarche RSE et être capable de mettre en place une politique de recyclage des déchets. L’utilisation de produits de nettoyage écologiques et la certification par des écolabels sont d’autres gages de la qualité des services.

 

> À lire aussi : Les 3 qualités fondamentales d’une bonne entreprise de nettoyage à Paris

 


 

SécuritéSécurité et sûreté

Pour choisir votre prestataire de sécurité (détection et extinction incendie, alarme et contrôle d’accès, etc.) et éviter les arnaques, vérifiez l’immatriculation de la société (extrait Kbis, SIREN et ancienneté), les autorisations et agréments du CNAPS, l’attestation d’assurance de responsabilité civile (en cas de dommages causés à un tiers) et les certifications.

 


 

RecyclerRecyclage

Le décret 5 flux impose aux entreprises de devoir assurer la gestion des déchets.  Vous devez ainsi confier le recyclage à un prestataire agréé. Pour optimiser ce processus, faites-vous accompagner par votre entreprise de nettoyage dans la mise en place d’une politique de tri sélectif.

 


 

Services additionnelsAutres services

Choisissez le prestataire en fonction de vos besoins : consommation, type de matériel proposé, entretien des machines, qualité des produits, etc.

 

Bon à savoir : avant de résilier vos contrats actuels, prévoyez le délai de préavis, car une rupture brutale et non anticipée peut vous amener à payer des indemnités. Pour plus de précautions, envoyez le courrier en recommandé avec accusé de réception : il vous protégera dans le cas où votre ancien prestataire continue à facturer ses services.

 


 

Le mois précédent

 

Prévoyez la remise en état de vos bureaux afin de pouvoir emménager dans des lieux propres (surtout si des travaux ont été effectués) et avant l’arrivée des meubles. N’oubliez pas également d’informer vos clients et prestataires de votre déménagement d’entreprise.

 


 

Le jour J

 

 Vous avez enfin emménagé dans vos nouveaux bureaux, félicitations ! Profitez de ce nouveau départ pour instaurer de bonnes habitudes : mettre sa tasse dans le lave-vaisselle, ranger son bureau le soir pour qu’il soit nettoyé… Vous pouvez également mettre en place l’apport volontaire et le tri sélectif, avec l’aide de votre entreprise de nettoyage.

 

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